PUSAT SOFTLENS MURAH KLIK DI SINI                    <<|>>                    SOFTWARE ADMINISTRASI OPTIK KLIK DI SINI                    <<|>>                    OPTOTIP/SNELLEN DENGAN MONITOR LCD KLIK DI SINI
Web Hosting
Home > Infoptika, Komputer, Serbaneka > Software Administrasi Optik Mengatur Data Pasien Lebih Baik

Software Administrasi Optik Mengatur Data Pasien Lebih Baik

Pada dekade awal saya berkecimpung dalam dunia optik (belasan tahun yang lalu), software developer baik institusional maupun personal belum lah sebanyak saat ini. Penawaran-penawaran aplikasi yang ditujukan untuk mempermudah pengelolaan administrasi suatu lembaga, belum lah semarak sekarang ini. Pada masa itu, mencari dan menemukan data-data hasil pemeriksaan refraksi lama dari seorang pasien bisa menjadi mimpi buruk bagi saya. Terbatasnya sumber daya manusia yang menangani sistem administrasi, dan kompleksnya sifat/karakteristik data yang harus ditangani membuat sistem administrasi yang ada saat itu menjadi sangat jauh dari memadai, bahkan boleh dibilang kusut.

Ketika sekitar 6 tahunan yang lalu saya mulai mengenal komputer, saya sangat berharap agar saya dapat segera mengkomputerisasikan seluruh kegiatan administrasi dalam optik yang saya kelola (waktu itu masih mengelola optik milik mertua). Pada awalnya saya mencoba belajar dan mengandalkan Ms.Excel, sebuah aplikasi spreadsheet yang merupakan bagian dari paket software Microsoft Office. Namun, karena kompleksnya administrasi yang dituntut dalam penyelenggaraan optik yang baik, saya merasa sangat kerepotan. Terlalu banyaknya kolom data yang harus dibuat mengakibatkan spreadsheet menjadi memanjang ke arah horisontal dan memusingkan pencarian data. Apalagi bila jumlah baris datanya sudah mencapai ratusan atau bahkan ribuan.

Lebih kurang 5 bulan sejak saya mengenal komputer, internet pun mulai memasuki ranah pengetahuan saya. Dari media internet itu lah saya tahu mengenai apa yang disebut basis data atau database. Sejak itu pula lah saya menyadari bahwa dalam paket software Microsoft Office yang terinstal di komputer saya juga terdapat aplikasi untuk membuat database. Ya, Ms.Access. Saya pun tergelitik untuk mulai mempelajarinya. Beberapa buku referensi saya beli. Tagihan dari Telkom pun membengkak lebih dari 500 ribu rupiah karena saya juga berusaha mendapatkan referensi dari internet (waktu itu biaya internetan jauh lebih mahal dari pada sekarang ini), baik melalui mailing list (Mailplus, mailing list pertama yang saya ikuti. Sampai saat ini saya masih menjadi anggotanya) mau pun artikel-artikel yang ditulis di situs-situs pembelajaran komputer.

Membuat basis data untuk mengadministrasi optik ternyata jauh lebih sulit dari yang saya bayangkan. Lebih mudah memahami tool-tool yang terdapat dalam Ms.Access dari pada memahami pembuatan struktur database yang benar, juga normalisasi tabel-tabelnya. Belum lagi saya terbentur pada keunikan administrasi optik yang harus menggabungkan administrasi data pasien, administrasi penjualan (point of sales) dan administrasi jasa (layanan perbaikan atau pemasangan lensa, seperti administrasi bengkel). Elemen point of sales-nya sendiri juga memiliki keunikan, harus mampu mengakomodasi sifat negotiable price yang masih diberlakukan di kebanyakan optik kelas menengah ke bawah.

Setelah beberapa kali trial ‘n error, pertengahan 2007 yang lalu saya mulai mendapatkan struktur database yang bisa berjalan sesuai dengan sebagian besar keinginan saya. Lama sekali? Iya.. Sebabnya, waktu luang saya semakin menyempit seiring dengan keaktifan saya di organisasi. Di samping itu juga saya tertarik untuk mengenal editing foto, editing audio dan video, sedikit desain grafis, dan yang terakhir, pembuatan website. Proyek utama jadi agak sering terabaikan, karena lama-lama merasa jenuh dan sedikit putus asa. Baik, kembali ke laptop, e.. urusan database. Struktur yang sudah mulai bisa berjalan saya uji coba untuk mengadministrasi Optik Nisna. Meskipun belum memenuhi semua harapan, database tersebut sudah mampu menghasilkan printout nota pesanan langsung dari sistem, jadi saya tidak menulis nota pesanan secara manual (dengan tulis tangan di blangko nota) lagi. Untuk sementara, pengembangannya terhenti di situ. Saat itu, waktu luang saya benar-benar habis untuk beberapa urusan di luar pekerjaan utama. Bahkan sudah terbersit di hati saya untuk berpatah arang dan mencari-cari penawaran software khusus untuk optik. Ternyata saya juga putus asa mencarinya. Padahal saat itu sudah demikian banyak pengembang/pembuat aplikasi yang menawarkan bermacam-macam aplikasi untuk pengelolaan usaha, baik mini market, restoran, bengkel, apotik, bahkan untuk rumah sakit. Salah seorang teman yang mengaku sudah pernah memesan aplikasi khusus untuk mengelola optik miliknya, juga mengaku kalau aplikasi tersebut tidak sesuai dengan harapannya.

Setelah saya menarik diri dari beberapa urusan di luar pekerjaan utama, barulah saya mendapatkan waktu luang saya kembali. Di sela-sela waktu saya dalam mengelola Optik Nisna yang masih balita, selain saya pergunakan untuk menulis artikel dan mengembangkan website www.optiknisna.info yang saya bangun bersamaan dengan pendirian Optik Nisna, juga untuk kembali menekuni proyek impian yang sempat terpendam. Klimaksnya adalah 2 bulan belakangan ini. Selain ke pekerjaan utama, perhatian saya sangat terfokus untuk segera menyelesaikan proyek impian. Beberapa malam sempat ngotot melek hingga hampir subuh untuk mencoba berkenalan dengan kode-kode VBA. Tidak sempat menulis artikel, bahkan kadang untuk mengurus diri sendiri. Hasilnya, selain sebagian besar impian saya terwujud, kondisi fisik saya juga drop sampai harus bedrest 1 hari dan tidak enak makan hampir 1 minggu. Tekanan darah saya juga turun hingga 100/70, hal yang setahu saya belum pernah saya alami.

Sebagian besar impian? Ya.. mungkin malah sebagian sangat besar. SISTEM ADMINISTRASI OPTIKAL (saya menamakannya demikian, secara singkat: SAO) yang berhasil saya susun adalah sebagian sangat besar dari impian saya tentang pengelolaan optik. Di SAO tersebut saya bisa menyimpan hasil pemeriksaan mata dasar secara cukup lengkap (bukan sekedar ukuran lensa hasil pemeriksaan refraksi) sejak dari anamnesa hingga koreksi refraksi final. Bisa mengadministrasi pelayanan (baca: penjualan) kacamata, lensa kontak, dan perlengkapannya secara detail dan memenuhi “keunikan” yang dibutuhkan oleh beberapa orang teman. Juga bisa mengadministrasi pelayanan jasa seperti yang biasa dilakukan oleh kebanyakan optik. Lebih dari itu, SAO yang saya susun tersebut juga memiliki kemampuan multi user atau banyak pengguna. Setiap pengguna harus terdaftar dalam list karyawan, untuk dapat masuk dan menggunakan SAO harus login dengan memasukkan username dan password. Tidak semua pengguna memiliki hak akses informasi yang sama. Hak akses tertinggi adalah admin, bisa mengakses seluruh informasi dan pengaturan. Kedua hak akses yang lain juga memiliki hak jangkau informasi yang tidak sama. Hak akses terendah disiapkan untuk diberikan kepada staf penjualan (pramuniaga).
halaman login
Dengan kemampuan multi user tersebut, semua karyawan penjualan dapat diberi hak akses sehingga pemilik dapat memonitor kinerja semua karyawan bagian penjualan. Memonitor kinerja? Iya. Elemen point of sales atau pencatatan penjualan dalam SAO ini dilengkapi dengan fitur untuk memasukkan data karyawan/personil yang menjadi fasilitator penjualan. Jadi, setiap transaksi yang terjadi/dicatat akan memiliki tanda: siapa karyawan yang melayaninya. Data-data itu akan dikumpulkan dan disortir oleh sistem SAO untuk ditampilkan dalam fasilitas pengecekan prestasi karyawan. Jumlah total nilai transaksi yang dilayani oleh karyawan yang bersangkutan akan ditampilkan di fitur tersebut. Cukup lumayan kan?

Selain itu, SAO ini juga dapat menghasilkan laporan transaksi/penjualan yang sangat detail, laporan kas masuk dan keluar yang juga sangat detail. Pokoknya, cukup lumayan untuk dapat membuat saya sangat senang dan terhibur atas jerih payah saya berminggu-minggu. Tulisan ini akan menjadi terlalu panjang kalau saya ingin membahas fasilitas SAO tersebut satu persatu. Jika ingin mendapat gambaran yang lebih detail mengenai sejauh mana kemampuannya, silahkan cek di sini.

Akan dikomersialkan kah SAO tersebut? Sangat besar kemungkinannya “YA”. Saya kasihan pada keluarga saya yang telah ikut menanggung kesusahan karena sering saya tinggal lembur di toko, kerepotan pada saat saya jatuh sakit dan tidak dapat mengurusi toko, dan kerepotan-kerepotan lain yang ditimbulkan oleh ulah saya karena impian saya tersebut. Namun demikian, saya juga tidak ingin senang sendiri. Saya sudah siapkan versi “suka rela”nya. Artinya, boleh dipakai secara GRATIS. Tentu, fasilitasnya sedikit lebih terbatas dari pada yang akan dikomersialkan. Untuk yang versi “suka rela” tersebut, link downloadnya sudah saya sediakan di facebook saya. Silahkan cari link downloadnya di photo album SISTEM ADMINISTRASI OPTIKAL. Sedangkan versi trialnya (memiliki fitur yang persis dengan yang versi komersial), dapat didownload di sini.
Untuk yang versi dikomersialkan, harganya masih lebih terjangkau dari pada anda memesan secara khusus ke software developer dengan fitur2 seperti yang ada di SAO. Jika berminat, silahkan langsung klik di sini.

Sekarang, dengan sangat mudah saya akan mampu menemukan data hasil pemeriksaan refraksi dari pasien lama saya, tanpa pakai pusing lagi. Kecuali komputer saya tidak dapat hidup tentu saja.


Mengcopy dan mempublish ulang artikel dari website ini diperkenankan, asal menyebutkan/mencantumkan (secara eksplisit) sumbernya serta tidak mengubah judul maupun isi artikel

  1. No comments yet.
You must be logged in to post a comment.